Dankzij deze tips haalt u het meeste uit uw videovergadering

Tijdens de lockdown hebben velen, en misschien zelfs tot vervelens toe, deelgenomen aan videoconferenties via Skype, Google Hangouts, Zoom of Microsoft Teams.
De meeste platformen bieden vergelijkbare mogelijkheden. Welke tool u ook kiest, een vergadering “op afstand” is niet iets wat u zo maar even improviseert. Naast de juiste applicaties en een stabiele internetverbinding, is een goede voorbereiding noodzakelijk.

Hierbij alvast 8 praktische tips voor een geslaagde videoconferentie.

Voor de vergadering:

  1. Een goede voorbereiding is key
    Elke videoconferentie start met een goede voorbereiding. Zorg ervoor dat u weet hoe u de apparatuur moet gebruiken. Check voor u start ook (nog eens) de instellingen. Een last-minute technisch probleem is wel het laatste wat u wilt. Bij vrijwel elke videoconferencing software kunt u een test doen om te zien of alles naar behoren werkt.
    Ook na te kijken:
    • de microfoon: zorg dat u de correcte microfoon heeft geselecteerd in uw instellingen.
    • de camera en uw achtergrond: bent u correct “ingelijst” als u de vergadering start? Met andere woorden, komt u mooi in beeld? Controleer daarnaast ook uw achtergrond. Uw vergaderpartners zullen uw camerabeeld in detail bekijken. Zorg dus voor een professionele setting.
  2. Beperk het aantal deelnemers
    Nodig zeker niet te veel mensen uit. Hoe meer mensen deelnemen aan een meeting, hoe chaotischer deze verloopt én hoe langer ze duurt! Wilt u het hele bedrijf, of zelfs meerdere vestigingen te woord staan, zorg er dan voor dat ze gebruik (kunnen) maken van de chatfunctie om vragen te stellen. Niets zo vervelend als personen die door mekaar gaan praten waardoor alles heel onduidelijk wordt.
  3. Deel vooraf de info
    Stuur de agenda enkele dag vooraf per mail naar alle deelnemers zodat de meeting niet resulteert in topics die er niet toe doen. Deel ook de documenten die u wenst te bespreken, als dat mogelijk is uiteraard. U kunt deze ook delen tijdens het gesprek, maar het kan in sommige gevallen weer leiden tot verwarring of afleiding, of men kan de documenten niet openen en het resulteert in nodeloos tijdverlies.
  4. Kies de juiste locatie
    Zorg voor een “geluidsarm” kantoor. Achtergrondgeluiden zullen alleen maar de aandacht van de deelnemers afleiden.

Tijdens de vergadering:

  1. Is iedereen aanwezig ?
    Als de vergadering start, controleert u of iedereen (correct) "aanwezig" is. Sommigen hebben misschien enkel het geluid geselecteerd maar hebben geen beeld of omgekeerd. Doe vervolgens even een rondvraag zodat iedereen zich betrokken voelt.  
  2. Wees duidelijk over het verloop
    Start, zoals in elke vergadering, met het overlopen van de agenda. Wees heel duidelijk over de discussiepunten en conclusies. Vat ook regelmatig ook even samen.
  3. Beperk de afleidingen
    Het gebeurt nog vaak dat deelnemers aan een meeting verrast worden door notificaties. Zet daarom alle e-mail, chat en andere pop-ups uit. Dit geldt uiteraard voor zowel de organisator als voor de deelnemers.
  4. Etiquetteregels voor videoconferenties
    Ook voor videoconferenties zijn er een aantal "regels", zowel voor de organisator als voor de deelnemers :
    • het is een business meeting zoals een andere. Draagt u normaal gezien een pak, doe dit dan ook tijdens de videoconferentie.
    • Neem actief deel, zoals aan elke andere meeting. Met andere woorden, laat uw mails even voor wat ze zijn, werk geen andere documenten af, enz. 
    • Wees op tijd. Als u (veel) te laat bent, neem dan niet meer deel. Niets vervelender dan na een kwartier te horen « beep, Jan neemt nu deel aan de vergadering" waarbij de organisator dan terug moet komen op de reeds besproken topics. 
    • Hou geen discussies onderling. Niet iedereen heeft er boodschap aan en als verschillende mensen door mekaar praten, is het bovendien niet begrijpbaar.
    • Per ongeluk de verbinding verbroken en moet u opnieuw connectie maken? Keer gewoon terug naar de meeting, u hoeft niet aan iedereen uit te leggen wat er gebeurd is.


Organiseert u regelmatig virtuele meetings maar laat de techniek u af en toe in de steek? Solufak biedt u betrouwbare de videoconferencing oplossingen en contacteert u op afstand uw klanten en leveranciers op een optimale manier.

Contacteer vandaag nog de Solufak-experten en informeer naar de audiovisuele mogelijkheden voor uw bedrijf.

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x