Pendant le confinement beaucoup d’entre nous ont découvert ou accumulé les usages de la visioconférence, de conférences téléphoniques ou du webinaire. Parfois jusqu’à saturation.
Les entreprises ont généralement établi des normes de visioconférence et elles ont tendance à utiliser une plateforme en particulier, comme Skype, Google Hangouts, Zoom ou Microsoft Teams. La plupart de ces services offrent des fonctions similaires.
Mais que vous utilisiez Skype, Google Hangouts ou des solutions professionnelles de visioconférence, une réunion à distance ne s’improvise pas. En plus de nécessiter un minimum d’équipements et une connexion Internet stable, une conférence sur le web requiert également une bonne préparation. Voilà donc quelques conseils pour réussir sa visioconférence.
Avant la réunion :
- La préparation est clé
En priorité, assurez-vous que vous maîtrisez le matériel nécessaire. Un problème technique de dernière minute est la dernière chose que vous voulez. Avec presque tous les logiciels de vidéoconférence, vous pouvez faire un test pour voir si tout fonctionne correctement.
Également à vérifier:- le microphone: assurez-vous que vous avez sélectionné le bon microphone dans vos paramètres.
- la caméra : êtes-vous correctement "encadré" lorsque vous commencez la réunion ? En d'autres termes, apparaissez-vous bien? Vérifiez également vos antécédents. Vos interlocuteurs verront l'image de votre caméra en détail.
- Limitez le nombre de participants
N'invitez certainement pas trop de personnes à la réunion. Plus il y aura de participants, plus la réunion sera chaotique et plus elle durera longtemps ! Si vous souhaitez parler à l'ensemble du personnel, voire à plusieurs succursales, assurez-vous que les participants utilisent la fonction de chat pour poser des questions. Rien n'est plus ennuyeux que d’avoir plusieurs personnes qui parlent en même temps et qui rendent les choses très floues. - Partagez l’information
Envoyez l'ordre du jour par e-mail à l'avance, afin que la conversation ne s'éparpille pas. Une vidéoconférence sans ordre du jour ni même un sujet, résultera en un bavardage décousue.
Partagez également les informations dont vous allez discuter avec les autres participants à l'avance si possible. Vous pouvez les partager bien évidemment pendant l'appel, mais cela peut être difficile dans certains cas si p.ex. il faut des fichiers pendant que vous parlez. - Choisissez le bon endroit
Veillez à maintenir un espace sonore le plus silencieux possible de façon à faciliter l'écoute de vos interlocuteurs à distance.
Pendant la réunion :
- Tout le monde est présent ?
Une fois que la réunion commence, votre premier réflexe doit être de vérifier que chacun ait correctement rejoint la conférence. Faites également un tour de table pour que chaque participant se sente totalement impliqué. - Soyez clair sur les étapes de la réunion
Comme dans toute réunion, présentez l'ordre du jour. Soyez très clair sur les points de discussion et les conclusions. Récapitulez souvent. Si vous êtes dans un appel uniquement vocal, ou pire, certains sont présents dans la conf call uniquement de manière vocale et d'autres sont en vidéo, il est très facile de se perdre. Puis lancez-vous. - Minimisez les distractions
Cela signifie qu'il faut désactiver les applications d'arrière-plan gourmandes en ressources, les alertes automatiques et les téléchargement. Ce conseil est valable au tant pour l’organisateur que pour les participants. - Etiquette des réunions virtuelles
Pour des visioconférences il existe bien une certaine étiquette, tant pour l’organisateur que pour les participants :- C'est une réunion business, pas une séance de chat. Si vous portez habituellement un costume et une cravate, portez-les également pendant les vidéoconférences.
- Participez comme si vous étiez physiquement dans la même pièce. Donc ne vérifiez pas vos e-mails et ne faites pas d'autres choses
- Ne mangez pas pendant une vidéoconférence. Rien de plus ennuyeux d’entendre des bruits de claquements dans le microphone.
- Soyez à l'heure. Si vous êtes en retard, vous feriez mieux de ne plus participer car rien de plus ennuyant d’entendre « beep, Jean s'est joint à la réunion" et que l’organisateur doit répéter le début.
- Evitez les conversations secondaires (conversations entre participants)
- Vous vous déconnectés par accident et que vous devez vous reconnecter ? Il suffit de revenir tranquillement dans la pièce virtuelle sans mot dire. Il ne faut pas expliquer ce qui s’est passé.
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